對于熱敏收銀紙商家來說，重要的一個問題就是保存的問題。所有熱敏收銀紙也對光線高度敏感，從而可以大大加快其變質，是否變暗或褪色。此外，任何進一步暴露于熱可以通過使周圍的涂層變暗掩蓋打印的圖像。通過摩擦，如果打進或摩擦等物涂層同樣可以變黑。

熱涂層也可以用溶劑，例如在一些熒光筆和蒸氣由聚氯乙烯（PVC）的文件夾發出用于反應，造成損害的圖像。熱敏紙的化學涂層中的化學反應也會影響到相鄰的存儲文件。如果你使用一臺打印機或傳真機生產熱副本，建議你認真考慮改變到非熱，普通紙復印機。

將收銀紙放到干燥的地方，盡量避免陽光照射，因為陽光產生的熱會對紙張的顯色產生影響，另外注意溫度和濕度收銀紙也有一定的影響哦。目前的證據表明，所有熱敏收銀紙是相當不穩定的，不能被認為是永久性的。這是為了更現代的論文其中，即使采用最佳的儲存和處理條件下，可以預期到在短短5年顯示顯著衰落尤其如此。

從20世紀50年代和60年代的論文是不是不穩定的，因為這，但仍然可以認為是有限的持久性。熱敏收銀紙是不適合的用于永久或長期值的記錄。為了避免這樣的記錄數據的損失，熱敏收銀紙文件副本須于永久性或存檔的復印紙進行。這些影印本應保留的歸檔副本。

之后復印件已檢查其完整性和可讀性，熱敏紙副本可能被破壞作為一個正常的行政慣例。如果由于某種原因，原來的熱敏收銀紙需要保留，副本應作為后備，以防原來變得難以辨認該文件應被存儲在環境條件下，即不超過20℃，或50％的相對濕度。

溫度和濕度的極端會使圖像的迅速惡化。避免長時間暴露于光，因為這也可以加快圖像的惡化。為了避免影響相鄰存儲的其他文件拷貝熱的可能發生的危險，熱副本應分別提交的其他文件記錄。

熱敏收銀紙商家認為對于短期的值的記錄：因為現代的熱敏收銀紙圖像的前瞻性壽命如此之短，利用現代熱敏紙，即使是相對于只具有短期的值記錄的關注。因此，如果持續下去了超過五年的熱副本是必需的，或是否會被處理過很多，考慮還是應該給予生產副本，以供參考及保存。